Paroles d'expert : Ne plus s'éparpiller et gagner en productivité !

Coucou ! Alors aujourd’hui, j’ai décidé de remettre l’interview que j’ai faîte de Diane Ballonad Rolland il y a quelque temps afin de nous éclairer sur la meilleure organisation à avoir pour garder le cap ! 

Et puis c’est d’actualité puisque Diane va bientôt sortir son nouveau livre aux éditions Vuibert dans la collection My Happy Job“ Slow Working, 10 séances pour travailler moins mais mieux ! ”. Il sortira le 24 mars prochain. À vos agendas !

Cela fait déjà 3 ans que mon labo Ça Cogite dans la Boîte existe officiellement (2 ans au moment où j’ai fait cette interview de diane). Trois ans, c’est encore assez récent mais pourtant je ressens très souvent le besoin de faire le point sur ma marque, sur mes projets, de me recentrer et de mieux gérer mes priorités.

Quand on est serial cogiteuse, pas facile de se restreindre et de garder le cap, pourtant c’est essentiel ! Personnellement, j’ai une tendance au surmenage avec mes 1001 idées à la minute. Bref, impossible de tenir un marathon à cette allure 😉


Mes problématiques du moment :

  • Bien calibrer mon emploi du temps : production client VERSUS développement du labo
  • Me faire plaisir ! En intégrant dans mon emploi du temps des moments de soupape : librairie, lecture, surf internet, travail de cogitage, nouveau projet…
  • Me recentrer sur l’essence même de la marque : le pourquoi, la vision 🙂
  • Retrouver une vitalité : car ces temps-ci je ressens beaucoup de fatigue dés le réveil ! Nutrition, alimentation, naturopathie, exercice, méditation, boire, dormir, faire des pauses…
 
 

Comment ne pas s’éparpiller et garder le cap ?

ll y a un sujet que je souhaitais aborder, c’est cette difficulté parfois à organiser notre vie professionnelle, notre vie personnelle et tout cela au quotidien sans s’oublier pour autant. C’est un grand sujet, qui répond à pas mal de mes interrogations et problématiques du moment.

Pour y voir plus clair, j’ai demandé à Diane Ballonad Rolland, reine de la gestion et de l’organisation de nous donner quelques astuces et conseils pour éviter de s’éparpiller.

Si vous me suivez un peu sur les réseaux sociaux, vous avez du apercevoir l’identité visuelle réalisée pour le dernier projet de Diane (Devenir home-organiser), et donc vous connaissez déjà un peu son parcours.

Sinon pour les autres, Diane est coach, consultante et formatrice en Gestion du temps et Equilibre de vie. Elle est la créatrice du merveilleux blog @zenetorganisee et également auteure de nombreux ouvrages : Magical Timing, l’art de retrouver du temps pour soi (Rustica Editions), J’arrête de procrastiner (Eyrolles, Collection J’arrête de), et de Envie d’être zen et organisée ? (Editions Tournez la page, Collection Femmes actives) … 

Hop, c’est parti,  découvrons les secrets de Diane pour gérer (divinement bien) ses nombreux projet professionnels sans se fatiguer !


Comment a démarré l’aventure de Diane ?

Diane a démarré par la création du blog Zen et organisé lancée en 2010 et qui existe toujours d’ailleurs pour répondre aux nombreux besoins de femmes se sentant débordées, stressées et épuisées par leurs quotidiens de mamans, de femmes actives et de femmes tout simplement !

L’intention de créer la marque Diane Ballonna Rolland est venue rapidement pour répondre notamment aux besoins d’une cible plus large d’entrepreneurs et de professionnels.

Son coeur de métier est l’organisation et la gestion du temps ce qu’elle développe en écrivant des livres, en faisant des conférences, en proposant des accompagnements, en ouvrant un second blog (fais briller ton étoiles), en lançant son podcast audio, en formant de futur(e)s rois / reines de l’organisation…


Comment s’y retrouver avec tous ces nombreuses marques ?

 

En 2016, Diane ressent le besoin de concrétiser davantage son expertise en créant le site internet http://www.dianeballonadrolland.com/ , où elle assume totalement le choix stratégique d’une marque personnelle. Elle se place désormais au coeur de toutes ses marques. C’est elle le dominateur commun, le fil rouge si vous préférez.

En prenant cette décision, elle solidifie le socle de base, les fondations de son activité et se sent parfaitement à l’aise pour dupliquer différentes marques et les faire fructifier à leurs rythmes.

  • Les inconvénients d’une marque personnelle : Être partout à la fois, le surmenage, la perte de l’objectif, la dispersion, le manque de clarté et de lisibilité.
  • Les avantages : Un alignement profond avec ses valeurs, une sensation de liberté, une assurance, une cohérence sur tous les fronts et la sensation de pouvoir aller encore plus loin !
 
 

Astuce !
La création d’un site internet (même au brouillon) en travaillant la rédaction et la description des différentes pages qui le compose est un exercice fondamental avant de se lancer. Ça permet de poser à plat sa marque et de réfléchir à la manière dont on souhaite communiquer. Ça permet d’instaurer un fil rouge, de structurer, de trier, de prioriser et d’harmoniser l’ensemble.

C’est également cet exercice qui m’a permis de concrétiser le labo CCB 😉


Qu’est-ce qui est essentiel pour mener à bien ses projets ?

Pour entreprendre et mener ses projets de front, il est essentiel de gérer son temps ! Pour cela, il faut une bonne gestion des priorités, c’est essentiel !

D’ailleurs, plus il y a de projets, plus nous avons besoin de temps pour s’organiser.

Astuce de Diane :

Son café du matin à l’extérieur de la maison après avoir déposé sa fille à l’école 🙂

C’est sa routine du matin ! Son SAS de décompression. Elle en profite pour prendre du recul, voir se qui est en cours, ce qui est à boucler prioritairement avant la fin du mois (ou de la semaine d’ailleurs), le temps que cela va prendre. En fonction, elle priorise et bloque le temps dans son agenda.

Cela permet d’anticiper, de piloter, d’avoir une vision réelle de notre charge de travail et de savoir si nous pouvons lancer un nouveau projet pour le moment par exemple.

Un outil chouette !

Le petit plus de diane est l’utilisation de Google agenda assez pratique pour organiser son calendrier au quotidien. C’est gratuit, simple, ludique, accessible partout et tout le temps…


Comment bien gérer ses priorités ?

Déjà, c’est important de fixer des priorités qui ne dépassent pas 3 à 5 grandes priorités par semaine. Ensuite tu déclines par jour. Ce qui compte, c’est d’avoir en tête son cap pour la semaine et de hiérarchiser le plus important.

Avoir sa petite routine matinale comme la pause café de Diane par exemple pour décompresser et se préparer sereinement à sa journée de travail ! Ça peut être du yoga, de la méditation, une émission de radio dans la voiture, de l’écriture, un footing, une douche… bref, ce qui va permettre de faire la coupure entre le chez-soi et le travail ! C’est surtout nécessaire pour ceux qui bossent de chez eux d’ailleurs.

Une fois posée, on peut démarrer l’arbitrage de ses priorités du jour afin d’avoir une vision assez précise de ce qui nous attend aujourd’hui. On faisant cela, on limite la perte de temps, on fait les bons choix et donc on apprend à bien répartir son ernergie.

En première intention on organise et en seconde intention on traite !

C’est pareil avec les mails. On peut les lire à tout moment mais on évite de les traiter à chaud pour garder la main et être flexible.

Lorsque vous avez besoin de finir un projet, n’hésitez pas à bloquer le temps nécessaire sans téléphone, son mail, sans être déranger…

À savoir !

Le matin, nous avons une plus grande capacité de travail et le plus de ressources pour organiser et la prioriser alors autant en profiter !


Comment avoir une organisation qui nous ressemble ?

Ce n’est pas évident d’accorder le temps nécessaire à tous nos projet pro et perso mais c’est pour cette raison qu’on doit aussi apprendre à s’écouter et savoir ce qui est le mieux pour nous et ce qui nous correspond le plus.

Que ça soit un dossier à finir pour un client ou un rendez-vous médical à prendre pour sa fille, on doit l’anticiper et le mettre dans notre fameux petit planning et to do à faire de la semaine !

On peut compartimenter ses journées par tâches similaires ou au contraire les disperser et faire un peu de tout chaque jour ! En fait, la meilleure organisation est celle qui nous correspond personnellement.

Il ne faut pas hésiter à tester sur 1 semaine minimum et à ajuster si besoin. 

À savoir !

Une bonne organisation se fait oublier ! Si ça demande un peu d’effort au départ, ça disparait ensuite car le rythme pris devient fluide !

Bref, c’est à chacun de définir comment il souhaite travailler 😉

Important !

Fixer son planning et ses horaires de travail en incluant du temps pour sa famille, sa maison, sa paperasse et du temps pour soi aussi accessoirement 😉

Par exemple, vous êtes avec vos enfants le mercredi aprèm, le jeudi matin c’est votre yoga, vous ne prenez plus d’appels après 17h et pas d’appels non plus le week-end, …etc.


Comment s’économiser au quotidien ?

Si je résume les mots de Diane à ce sujet, s’avoir s’économiser, c’est savoir s’écouter. Savoir s’écouter c’est savoir respirer et ça passe inévitablement par laisser respirer notre cerveau… Aérer son cerveau permet de repartir dans un cycle d’activité.

Toute la journée, il est essentiel de faire des pauses régulières, même trés courtes. 2mn peut suffire d’ailleurs !

L’idéal, faire 5mn toutes les heures voir toutes les 90 minutes pour ne pas trop perdre en efficacité.

On se lève, on prend l’air, on en profite pour boire un grand verre d’eau (c’est ce que je fais du coup tant cas faire, je doubles les bienfaits !).

Exercice de Diane testée et approuvée ! Mettez votre chronomètre 2 minutes. Fermer les yeux et soufflez. Ne faîtes rien d’autre. Vous allez voir, 2 minutes paraissent étonnement longues. Ça permet de reprendre la conscience du temps et ça peut même remplacer une séance de méditation qui serait un peu plus longue.

Et finalement, il faut s’octroyer ses pauses dés qu’on en ressent le besoin, qu’on manque de concentration ou que nous commençons à perdre le fil de nos idées. Ça ne sert à rien de forcer !

Il est important aussi de ne pas négliger sa pause déjeuner. Il faudrait prévoir 3/4 d’heure à 1 heure minimum et en profiter pour faire une vrai pause et manger comme il faut !

Si on peut se permettre 30mn de sieste ou un peu de méditation, c’est encore mieux !

À savoir !

Certaines tâches comme la conduite, la vaisselle ou les travaux manuels aussi parfois demandent moins de concentration. On parle de tâches d’habitude. À ce moment-là, notre cerveau en profite pour trier, archiver, s’aérer et rêver !

Astuce CCB !

Vous êtes bloqué sur un sujet ? Aller courir, prenez une bonne douche, faîtes une course… Votre cerveau peut débloquer la situation tout seul ! Oui oui… Magique n’est-ce pas ? Faîtes le test car moi perso, ça fonctionne assez souvent comme ça.

Bon parfois j’ai carrément besoin d’un week-end complet ou d’une semaine ! Mais le but est de prendre du recul sur un sujet. De ne plus y penser ce qui permet au cerveau de nous indiquer la bonne direction à prendre.


Comment se freiner intelligemment ?

Diane nous recommande tout de même de ne pas lancer plusieurs projets en même temps. Le mieux est de les espacer dans le temps afin de réserver le temps nécessaire à chacun.

On ne met pas la même énergie dans un projet de lancement, qu’une production client ou la création d’un site internet par exemple. Si on s’organise bien et qu’on sait prioriser, il n’y a pas de raison que les 3 projets n’aboutissement pas.

Et parfois, comme dit Diane,  il faut aussi savoir renoncer et accepter de le faire parce que ce n’est pas le bon moment.

Mais rien n’empêche dans ce cas d’ouvrir une liste à projets et de tous les écrire noir sur blanc.

Les noter permettent de nous rassurer dans la capacité à les différer dans le temps. C’est juste une question de timing !

Il faut se sentir réellement prête quand on se lance dans quelque chose qui risque de nous prendre pas mal de temps…

En grand merci à Diane avec qui j’ai donc échangé 1 petite heure en mai dernier autour de ces sujets passionnants 🙂

Et vous savez quoi ? Et bien moi, j’ai du pain sur la planche !

Morgane, infatigablement cogiteuse ;p

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